Organizar un evento conlleva tener controlados cientos de factores, en muchas ocasiones prever aquello ajeno a nosotros, a priori incontrolable y poder minimizar el impacto en el futuro acto. Al aire libre, los factores de riesgo se multiplican y con ellos nuestra destreza para poder adecuarlos a la situación. ¡Vamos a ello!
En este Post os vamos a dar cinco consejos (A priori esenciales) sobre temas que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento en el exterior y que pueden llevar la clave del éxito de tu evento, tanto en verano como en invierno.
Tiempo ¿Amigo o enemigo?
Si existe algún enemigo que siempre acecha para estropearte el
día perfecto, ese es el Tiempo. El tiempo es íntimo amigo de nuestro amigo “Murphy” y por lo tanto en muchas ocasiones sigue sus leyes. Es muy importante tener en cuenta la época del año, localización del venue y sobretodo el seguro meteorológico. Si es invierno es probable, depende de dónde estemos, que llueva o haga frio, por eso siempre es mejor buscar un espacio cerrado con terraza para poder tomar un poco el aire, colocando material de soporte como setas, estufas y calefactores para el exterior. Jugar con carpas esféricas para proporcionar salida a los invitados y crear zonas interiores muy bien climatizadas para reducir la sensación de agobio. Obviamente si el evento es verano la cosa cambia y ya tenemos un poco ganado: Pool Party, beach club, barcos, terrazas, etc… No obstante siempre es básico contar con un sistema Premium de previsión meteorológica en el que te garantizar casi al 95 % la precipitación y el informe global de viento.
¡El tiempo no avisa! Siempre estar prevenidos.
Franja horaria. El reloj lo cambia todo.
El día o la noche. De esa manera se nos presenta a priori la distribución horario de un evento al aire libre. La tendencia está cambiando. Cada vez más presentamos propuestas atrevidas en el aspecto horario, que pretenden abarcar una franja horaria que funcione más según las estaciones o épocas que por el reloj en sí. En verano contamos con las Sunset Party’s, eventos que se rigen por la puesta del sol, en las que se disfruta de un amplio abanico de posibilidades, diferentes escenarios de día y luego el inicio de la noche antes de la cena.
En invierno, podemos descubrir eventos maravillosos por la mañana, aprovechando al máximo la luz solar, realizando el conocido brunch y jugando con todo tipo de actividades o reuniones con la previsión meteorológica que hemos comentado antes.
Gastronomía. Al buen cocktail, buena cara.
La gastronomía es unos de los factores clave de un evento, si no has comido bien en un acto se te olvidará todo lo demás, por ese motivo debe ir en sintonía con el ambiente, adaptándolo máximo a la calidad, cantidad, temática y temporada para que todo tenga un sentido en tu evento de exterior.
La gastronomía exterior invita al formato cocktail o cocktail bufet, en el que los invitados son más “libres” de escoger el qué el cómo y lo más importante: El quién. Comer lo que se desea, sin ataduras en sitings y al lado de quién te apetezca. Todo depende del protocolo aplicado al evento, pero es una apuesta segura.
En épocas de verano, nos atrae más la comida ligera y refrescante, como tapas, frutas o verduras. En invierno pensamos más en platos calientes que nos ayuden a mantener nuestra temperatura corporal.
Tu carta de presentación
Cada espacio conlleva unas dimensiones diferentes, por eso según el número de invitados hay que tener en cuenta un espacio adecuado al número de asistentes final (ni demasiado grande para que no haya mucho espacio vacío, ni tampoco muy pequeño y que incomode a los invitados). Se debe avisar a los invitados del Dresscode del evento, para que vengan acorde a la situación, estén cómodos y sobretodo que formen parte del global del mismo.
Según la localización del espacio, hay que tener en cuenta la hora de llegada teniendo en cuenta la distancia que tendrán que recorrer los invitados para llegar. Y otro detalle a destacar son las fechas del evento. Si barajamos fechas con Vacaciones de por medio es posible que algunos invitados estén indispuestos, por eso hay que avisar con la máxima antelación sobre evento para que todos los invitados se puedan organizar para asistir. Podemos ahorrarnos bastantes recursos enviando un Save the Date a tiempo para que los invitados reserven fecha en sus calendarios.
El corazón de tu evento
Tu evento es lo que se ve. Luego se transforma en sensaciones, pero la primera impresión se queda grabada para siempre.
El Mobiliario, los espacios libres y bufets tienen que tener una distribución programada y especial para dar mayor comodidad a los invitados. Si el venue es un espacio libre es preferible tener espacios de sol y sombra para que los invitados se puedan sentir cómodos sin sufrir los efectos del tiempo.
¡Cuidado con el viento! Un enemigo muy “común” en los eventos de exterior es el aire. Cambia en cuestión de minutos y puede arruinar por completo el acto. Además tiene un componente de peligrosidad debido a las estructuras que instalemos en el exterior: Carpas, banderolas, escenarios, stands, posters, mesas, mantelería… Se debe contar con un plan B y sobretodo con las medidas de seguridad de dichos elementos.
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